동국제강, 전사적 문서중앙화 '통합'

동국제강이 문서혁신 프로젝트를 통해 모든 문서를 중앙 서버에서 하나로 통합, 관리해 문서의 중복, 손실을 막고 체계적으로 문서를 관리할 수 있는 문서정보의 100% 자산화를 실현했다.

이와 관련 한국오라클(대표 유원식, www.oracle.com/kr)은 철강제조분야의 선도기업인 동국제강(대표 김영철, www.dongkuk.co.kr)이 오라클 유니버셜 컨텐트 매니지먼트 11g(Oracle Universal Content Management 11g)를 기반으로 문서 중앙화 시스템을 구축해 보안이 강화된 사무혁신과 인텔리전트 한 업무환경 기반을 마련했다고 밝혔다.

초기 단계부터 중앙 서버에 저장될 문서의 중복제거작업이 프로젝트의 성패를 결정지을 수 있는 중요한 단계라 확신하여, 우선적으로 개인이 보관하고 있는 전자문서를 자체 개발한 프로그램을 통해 수 차례에 걸쳐 제거 및 정리작업을 진행했다.

모든 문서는 단일 문서만을 등록 및 관리하도록 했으며, 문서 위치의 참조(링크)형식의 접근을 제공함으로써 문서 유통 및 배포에 동일 문서 발생을 근원적으로 차단하였고 문서의 품질과 이력을 철저히 관리하도록 했다. 특히, 모든 문서의 등록/생성, 승인, 검색/활용, 유통, 폐기의 전 과정을 제어하고 모니터링 할 수 있게 되고 문서 단위의 접근권한 제어가 가능해짐에 따라 기업 정보를 체계적으로 보호할 수 있게 됐다고 회사측은 밝혔다.

동국제강그룹의 DK유엔씨 대표이사인 변명섭 대표는 프로젝트 추진 배경에 대해 “문서업무 혁신은 단순한 문서관리 개선이 아닌 일하는 방식의 근본적인 변화이며, 이는 조직의 문화와 역량이 새로워지는 활동이다”라며 “사무직 업무의 60-70%를 차지하는 문서작업에 있어 문서는 일을 위한 도구이자 결과물이다. 동국제강은 전사적인 문서중앙화를 통해 문서의 라이프사이클 전체를 관리함으로써 문서를 기업의 자산으로 보호하고, 제어할 수 있는 지식경영 및 기업문화 혁신의 기반을 마련했다” 고 자부심을 나타냈다.