오프라인에서 온라인으로 빠른 업무 해결
실시간 직원 평가…문서의 표준화 및 공유

  IT시대가 도래하면서 회사 생활도 오프라인에서 온라인으로 변화하고 있다. 회사 내 직무평가, 문서의 표준화, 직원 관리 등이 모두 실시간으로 온라인을 통해 해결되기 때문이다.

  (주)컴에이지 차세대시스템사업부 한대승 부장은 △포인트 제도를 활용한 그룹웨어 형태의 사내외 커뮤니케이션 툴에 대해 강연하며 온라인 중심의 회사생활에 대해 설명했다.

  협업시스템이란 조직 간의 의사소통, 결정 및 업무전달, 정보공유를 목적으로 하는 협업 솔루션을 의미한다. 이는 기업의 업무 환경 변화를 신속하게 지원함을 목적으로 한다. 협업시스템의 지원기능으로는 전자결재, 근태관리, 표준문서관리와 의견 제안 및 수렴, 업무보고 그리고 지식 및 프로젝트 관리 등이 있다.

  한 부장은 협업시스템 도입 효과에 대해 “필요한 모든 정보와 기능을 전자 클릭을 통해 접근하기에 온라인을 통해 처리할 수 있다”며 “또한 직원에 대한 직무 평가에 있어서도 시스템을 통한 모니터링으로 실시간 직무평가가 가능하다”고 설명했다.

  담당자들과 문서와 정보를 교환할 수 있고, 직원 업무와 관련된 각종 자료도 보관할 수 있기 때문이다.

  한 부장은 “협업시스템을 도입하면 공식적인 업무 커뮤니케이션이 증대하고 그룹원간의 의사소통과 업무분담을 촉진시킬 수 있다”며 “비지니즈 프로세스도 시스템화 되기 때문에 지식축적을 통한 지속적인 지식정보를 창출해낼 수 있다”고 말했다.

  특히 직원의 퇴사에 따른 자료와 지식 유실을 방지할 수 있어 이득이다. 이 중에서 눈길을 끄는 점인 ‘포인트제도’를 활용한 협업시스템 활성화 방안이다.

  일상생활에서 항공사 마일리지나 신용카드의 사용으로 포인트를 쌓지만 협업시스템에서의 포인트 제도는 업무, 커뮤니티, 협업, 근태관리 기능에 포인트를 부여하는 것이다. 이로써 각 기능별로 정량화된 포인트를 부여할 수 있고, 직원별 그룹 충성도를 실시간으로 점검할 수 있어 업무효율을 극대화시킬 수 있다.

  또한, 월별 우수 포인트 참여자 시상식을 실시해 인사고가에 반영할 수 있기에 직원들의 자발적 참여를 유도할 수 있다. 결국, 수동적인 자세에서 능동적인 자세로 전환이 가능하게 된다.

  한 부장은 “직무평가 마일리지 도입을 통해 객관적이고 투명한 직원 평가가 가능하다”며 “각종 회사문서를 표준화 시키고 통합관리 할 수 있어 다양한 이익을 창출해낼 수 있다”고 강조했다.


이주현기자/ljh@snmnews.com